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哪些神句拯救了你的英文邮件?

一封邮件的言辞是否准确,表达是否得体,语言是否地道,不论是在工作或者生活之中都是至关重要的!究竟如何写出一份好邮件呢?接下来我们将为大家细细道来。(当然,生活之中与朋友亲人之间的邮件相对亲昵随意,在此不加赘述。今天我们就侧重以商务邮件为例。)

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1.Greeting问候语

Business E-mail 的开头都需要一个问候,最常见的用法是 Dear 接收信人的名字,以下是一些例子:

Dear John,

Dear Mr. Smith,

加上称谓的用法比较正式,寄信给长辈或客户比较常用的到,如果是寄给同事或是别的公司的合作伙伴直接写名字 (first name) 就可以了。

再来提供给大家一个还蛮常见的用法,在你不确定收件人是谁的时候很好使用!公司收到这种信通常都会转寄 (forward) 给相关的人员。

To whom it may concern,(敬启者:)

Dear Sir or Madam,

要记得这些 greeting 后面都需要加一个逗号 (comma) 然后空一行 (emptyline) 才能开始信件的内容!

2.Purpose 目的

在进入信件内文之前我们通常会先告知收信人这封信件的重点或目的。

I am writing to inquire …

我写这封信想询问……

I am writing in reference to …

我写这封信是关于……

在回复信件的时候,可以这样说:

Thank you for reaching out to us regarding …

感谢您主动联络我们

这边的 in reference to 还有 regarding 都是“有关”或”关于”的意思,它们的用法和 about 很接近,差别是 about 比较不正式,是比较口语的用法。

口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家是否注意到 in reference to 的用法跟 regarding 有一点点不同?通常 in reference to 用于“说明已经跟对方提过的事”而regarding 的用法比较广泛。

3.Content 内文

再来就是信件的内文了,先跟大家提醒一些小技巧,写商业信件的时候内文要简单明了 (clear and concise),相信大家每天也收到很多 E-mail,也不愿读很冗长的信吧!

记得且更要注意,正式信件里我们不会把一个句子全部大写,但可以用粗体凸显重点句子。

PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

Please review the attached documents thoroughly.

请仔细检视附件。

跟附件相关的用法:

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述数据已于信末夹带档案内附上供您参考。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

请参阅附加档案内之服务相关报价。

4.Closing 结尾

信件内文的最后一部分通常会感谢收信人或说明下一步任务是什么。

If you have any further questions or concerns, please don`t hesitate to contact me.

若您有任何问题或疑虑,请不吝与我联系。

Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

I look forward to hearing from you.

我很期待能够收到您的回复。

5.Sign off and signature block 结尾敬语与签名文件

再来就是信件的末尾,会有 sign off 和 signature block,sign off 要注意只有第一个字需要大写!下面提供一些最常看到的 sign off:

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

在北美其实比较少人会用 Best regards,它并不能算很正式,所以大多数的人会用 Sincerely,它是最正式和最安全的用法!

最后我们来看看完整的一个 business email 长什么样:

Dear Ms. Jones,

Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

以上就是为大家整理出来的完整商务邮件范例。

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说完了如何写一封成功的邮件,我们当然还要贴心地提醒各位朋友写邮件过程中的注意事项了。这些注意事项罗列出来大致是以下几点:

1. 语言表达上

注意用thank you,说谢谢总是没错的,但不要第一句说了谢谢,第二句再说谢谢,如果非要说两次,可以改变一下用语,比如appreciate,it was great help等。

使用一些如please,do you mind,或can you的委婉请求式用语,让对方觉得受到尊重,也显示出自身的素质。

但在和外国人的交往中,对于自己比较有把握的事情,记得要用肯定的语气,用I believe, I’m sure,不要什么都显得唯唯诺诺,有主见很重要。

2. 附件

千万记得把附件放上去。(本人真的是无数次忘记放附件。)如果忘了放,可以追加一个邮件,说sorry balablabla,一般还是会谅解,但不能频繁出错,否则会造成不好的影响。

3. 截止期

如果有截止期的事情,尽量把截止期写上去,甚至可以加粗,大家都理解,而且这样大家都会有紧迫感去完成。

如果没有,但希望对方尽快,那么可以用at your earliest convenience这样的词句,不要随便用ASAP,除非真的很急。

4. 追加邮件

俗称follow up。人家收到不回,或者答应了却迟迟没下文怎么办?

追发一封,毕竟大家都忙,邮件多忽略了很正常,邮箱出问题也有可能,忙得忘了也不是不会出现。

I’m writing to follow up with xxx.

Here is a reminder xxx.

如果怀疑自己或对方邮箱有问题没收到,也可以直说,大家会谅解的,最后说sorry for inconvenience就可以了。

5. 署名

美国人比较随便,署名就是名就好了,不用连名带姓,下次人家回邮件也会直接称呼你的名,感觉亲厚很多。

可以适当使用签名,尤其是代表整个组织的时候,这样一来正式,二来附上了联系方式。

6. 回复,抄送和转发

不要把邮件发给不该发的人,也不要该发的人没有发,更不要把不该转出去的内容转出去,这个很重要!

7. 师夷长技

注意观察native speaker的邮件,有什么觉得好的用语下次可以自己试着用。

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关于如何写商务邮件及其注意事项的分享就到这里。下面为大家收录了外企邮件中常用英语50句。希望对大家有所帮助哦!

【外企邮件常用英语50句,供大家参考学习】

1. I am writing to confirm/enquire/inform you…

我发邮件是想找你确认/询问/想通知你 有关……

2. I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.

我写邮件来是为了跟进我们之前对第二季度营销活动的决定。

3. With reference to our telephone conversation today…

关于我们今天在电话中的谈话……

4. In my previous e-mail on October 5…

在之前10月5日所写的邮件中提到……

5. As I mentioned earlier about…

在先前我所提到的关于……

6. As indicated in my previous e-mail…

如我在之前邮件中所提到的……

7. As we discussed on the phone…

如我们上次在电话中所说的……

8. from our decision at the previous meeting…

如我们在上次会议中所决定的……

9. As you requested…

根据贵方要求……

10. In reply to your e-mail dated April 1,we decided…

回复贵方4月1日的邮件,我方决定……

11. This is in response to your e-mail today.

这是对您今早发来的邮件的回复。

12. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.

如先前所述,我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。

13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.

追踪我们昨天在电话中所谈,我想答复你我们合约的一些待解决的议。

14. I received your voice message regarding the subject. I’m wondering if you can elaborate i.e. provide more details.

我收到了你关于这个主题的留言。我在想您是否可以再详尽的说明一下,也就是再提供多一点相关细节。

15. Please be advised/informed that…

请被告知……

16. Please note that…

请注意……

17. We would like to inform you that…

我们想要通知你……

18. I am convinced that…

我确信……

19. We agree with you on…

我们同意你在……的看法。

20. With effect from 4 Oct., 2008…

从2008年10月4日开始生效……

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21. We will have a meeting scheduled as noted below…

我们将举行一个会议,会议时间表如下。

22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.

请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。

23. I am delighted to tell you that…

我很高兴地告诉你……

24. We are pleased to learn that…

我们很高兴得知……

25. We wish to notify you that…

我们希望通知你……

26. Congratulation on your…

恭喜您……

27. I am fine with the proposal.

我对这份提案没异议。

28. I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov, 2008.

我十分高兴地通知你,我们已经同意您参加于2008年11月22-24日举行的研讨会。

29. We are sorry to inform you that…

我们很抱歉地通知您……

30. I’m afraid I have some bad news.

恐怕我今天要宣布一些坏消息。

31. There are a number of issues with our new system.

我们的新系统有些问题。

32. Due to circumstances beyond our control…

由于情况超出我们的控制……

33. I don’t feel too optimistic about…

我对……不太乐观

34. It would be difficult for us to accept…

我们很难接受……

35. Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.

我不得不这么说,自从收到你关于这个主题的询问,我们的看法都没有改变。

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36. We would be grateful if you could…

如果你可以……我们会很感激的。

37. I could appreciate it if you could…

如果你可以……我会很感激。

38. Would you please send us…?

你能否寄给我们……?

39. We need your help.

我们需要你的帮助。

40. We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.

我们希望您能将此信息传达给你们的员工,非常感谢。

41. We look forward to your clarification.

我们期待你的澄清。

42. Your prompt attention to this matter will be appreciated.

您若能立即关注此事,我们将非常感激。

43. I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what suits you best如果您能从百忙中抽出时间,我希望能与您见面,请让我知道您最适合的时间。

44. Please give us your preliminary thoughts about this.

请让我知道您对这件事情初步的想法。

45. Would you please reply to this e-mail if you plan to attend?

请您回信如果您计划参加?

46. Please advise if you agree with this approach.

请告知我们你是否同意这个方法。

47. Could you please let me know the status of this project?

请通知我这个计划的进度?

48. If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.

如果可能,当你完成提案,我希望你能发一份复本给我。

49. I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.

如果能在下周一前收到您的答复,我将非常感激。

50. Hope this is OK with you. If not, let me know by e-mail ASAP.

希望您满意,如果不满意,请发邮件尽快通知我。

这些拯救你英文邮件的神句啊,赶紧揣兜里吧!走过路过不要放过,既然分分钟活学活用就可提高逼格,大家快快用起来吧!希望今天的分享对朋友们有帮助哈!鞠躬鞠躬!

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